RH & Droit du travail · Suisse romande · Mise à jour 2026

Checklist entrée employé PME —
toutes les obligations
dès le J+0

Un nouvel employé déclenche une série d’obligations à coordonner dès l’entrée : données AVS, affiliation LPP, contrat, assurance accidents, permis et paramétrage de la paie. Des informations incomplètes peuvent entraîner des corrections administratives, salariales ou assurantielles. Cette checklist couvre toutes les démarches obligatoires, dans l’ordre, avec les délais légaux 2026.

✓Données AVS et caisse de compensation — à cadrer dès l’entrée
✓Affiliation LPP obligatoire dès CHF 22’680 de salaire annuel (seuil 2026)
✓Contrat de travail : forme, mentions obligatoires, délais de remise CO
✓LAA & AANP — assurance accidents : qui paie quoi, affiliation immédiate
✓Employés étrangers : procédures UE/AELE et hors UE, SPOP Vaud
✓Documents à collecter, premier bulletin de salaire, allocations familiales
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Résumé des obligations — entrée employé
Droit suisse du travail · CO / LAVS / LPP / LAA · 2026
AVS / AI / APG / AC
Dès le premier salaire — données et cotisations à paramétrer correctement ; vérifier les modalités pratiques avec la caisse de compensation compétente
Seuil LPP 2026
Salaire annuel brut ≥ CHF 22’680 → assurance obligatoire dès le début du rapport de travail, sous réserve des autres conditions LPP
Contrat écrit
Remise dans le mois suivant le début du contrat · CO art. 330b
LAA accident
Dès le 1er jour — responsabilité employeur directe en cas d’absence d’affiliation
Allocations familiales
À annoncer si l’employé a des enfants à charge · droit cantonal (CAF Vaud)
Voir la checklist étape par étape →

Délais légaux mis à jour · Taux de cotisation 2026

★★★★★4.9/5 · 47 avis clients
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📋 Plan du guide checklist employé PME
  1. 01Pourquoi une checklist d’entrée est indispensable
  2. 02Checklist complète — 5 étapes chronologiques
  3. 03Tableau des délais légaux 2026
  4. 04Documents à collecter auprès du nouvel employé
  5. 05Taux de cotisations sociales à appliquer
  6. 066 erreurs fréquentes qui coûtent cher aux PME
  7. 07Cas particuliers — employés étrangers & situations spéciales
  8. 08Questions fréquentes (FAQ)
Enjeux légaux & financiers

Pourquoi une checklist d’entrée employé
est indispensable pour une PME

En Suisse, embaucher un collaborateur déclenche une série d’obligations légales simultanées. L’erreur la plus fréquente : croire qu’il suffit de signer un contrat et de verser un salaire.

Dès le début du rapport de travail, l’employeur doit disposer des informations nécessaires pour traiter correctement la paie et les assurances applicables. La couverture LPP, lorsqu’elle est obligatoire, commence avec le rapport de travail ; les cotisations AVS/AI/APG et AC doivent être prises en compte dès le premier salaire.

Dans les PME, les erreurs viennent souvent d’informations incomplètes ou d’un paramétrage tardif : mauvais traitement des cotisations, couverture d’assurance mal cadrée, affiliation LPP oubliée ou documents contractuels incomplets.

⚠️ Point de vigilance AVS : une base salariale ou un paramétrage incorrect peut nécessiter une régularisation ultérieure. Les données du collaborateur, le salaire déterminant et les cotisations doivent donc être contrôlés dès le premier cycle de paie.

La bonne nouvelle : toutes ces obligations suivent un ordre logique et chronologique. Avec une checklist structurée, une PME de 5 à 50 collaborateurs peut gérer chaque entrée en moins de 2 heures d’administration — à condition de ne rien oublier.

✅ Ce que couvre ce guide : Chaque point de la checklist est lié à une obligation légale précise, avec la base légale (CO, LAVS, LPP, LAA), le délai et la conséquence en cas de manquement. Robuste gère ces démarches pour l’ensemble de ses mandats paie PME.

5%
Intérêts moratoires AVS par an en cas d’affiliation tardive
J+0
Délai pour l’affiliation LAA — avant même le premier jour
30j
Délai max pour remettre un contrat écrit (CO art. 330b)
100%
Responsabilité employeur en cas d’accident sans affiliation LAA
Bases légales concernées
CO art. 330bRemise du contrat écrit dans le mois
LAVS art. 14Annonce et cotisations AVS/AI/APG
LPP art. 10Affiliation prévoyance professionnelle
LAA art. 3Assurance accidents professionnels
LEtr / LEIPermis de travail ressortissants étrangers
Procédure chronologique

Checklist entrée employé PME —
5 étapes dans l’ordre

Chaque étape correspond à un groupe d’obligations légales. Respectez l’ordre chronologique : certaines démarches (LAA, AVS) doivent précéder le premier jour de travail.

1
Avant la signature — préparer le dossier d’embauche

Avant même de signer le contrat, collectez les informations nécessaires pour les démarches administratives. Un dossier incomplet retardera les affiliations obligatoires.

  • Copie de la carte d’identité ou du passeport en cours de validité
  • Permis de séjour (B, C, G, L) pour les ressortissants étrangers — vérifier la validité et le type
  • Numéro AVS (13 chiffres) — demande à l’employé ou auprès de la CCVD si manquant
  • Coordonnées bancaires complètes (IBAN) pour le virement du salaire
  • Situation familiale : état civil, enfants à charge (pour allocations familiales et déductions LPP)
  • Adresse de domicile complète — détermine la caisse AVS compétente et le canton fiscal
  • Renseignements sur les assurances actuelles (LPP en cours, certificat de sortie de la caisse précédente)
À faire : dès la décision d’embauche
2
Avant le premier jour — annonces légales obligatoires

Ces démarches doivent impérativement être effectuées avant le début des rapports de travail. Un jour de retard peut suffire à déclencher des sanctions.

  • Annonce à la caisse AVS — pour une PME vaudoise, la caisse compétente peut notamment être la CCVD selon la situation. L’annonce doit être organisée avant le début effectif de l’activité, puis les cotisations AVS/AI/APG et AC doivent être paramétrées en distinguant clairement part employeur et part employé
  • Affiliation LPP — si le salaire et le profil du collaborateur entrent dans le champ obligatoire : organiser l’affiliation auprès de votre fondation de prévoyance ou, selon le cas, de l’institution supplétive LPP dès le début des rapports de travail
  • Affiliation LAA — assurance accidents professionnels : obligatoire dès le 1er jour, 100% à charge de l’employeur. Annoncer à votre assureur LAA (SUVA ou assureur désigné)
  • AANP (accidents non professionnels) — obligatoire dès 8h/semaine de travail : à charge de l’employé (déductible sur salaire). Vérifier que votre police LAA couvre également l’AANP
  • Procédure d’annonce LEI — pour ressortissants UE/AELE avec contrat < 90 jours ou permis L : annonce en ligne sur le portail fédéral dans les 8 jours
⚠ Délai absolu — avant le jour J
3
Le premier jour — remise des documents et intégration administrative

Le premier jour de travail marque le début officiel du contrat. C’est aussi le moment de remettre les documents contractuels et de collecter les dernières informations manquantes.

  • Contrat de travail signé — si pas encore remis avant : CO art. 330b impose la remise dans le mois. Mieux vaut le signer le premier jour au plus tard
  • Règlement d’entreprise — si votre PME en dispose : faire signer l’accusé de réception. Valeur juridique en cas de litige sur les directives internes
  • Formulaire de données personnelles interne — confirmation des coordonnées bancaires, situation familiale, coordonnées d’urgence
  • Notice d’information LPD — informer le collaborateur du traitement de ses données personnelles conformément à la nLPD et aux procédures internes applicables
  • Enregistrement dans le logiciel de paie — paramétrage de tous les taux de cotisation, tranches LPP, taux d’imposition à la source si applicable
✓ Premier jour de travail
4
Dans le mois — vérifications complémentaires et ajustements

Les 30 premiers jours permettent de finaliser les démarches secondaires et de vérifier que toutes les affiliations ont bien été confirmées par les caisses compétentes.

  • Confirmation d’affiliation AVS — la caisse doit retourner un accusé de réception. En l’absence de confirmation après 10 jours, relancer la CCVD
  • Certificat de sortie LPP de l’ancien employeur — à collecter et transmettre à votre fondation. Le montant de la prestation de libre passage détermine les droits acquis
  • Demande d’allocations familiales — si l’employé a des enfants à charge : demande auprès de la CAF (Caisse d’allocations familiales) compétente selon le canton de domicile de l’enfant. À Vaud : CCVD
  • Impôt à la source — si l’employé est soumis (résidant étranger sans permis C ou domicilié hors Suisse) : calculer et verser le barème correct selon la situation familiale et le canton de travail
  • Remise du contrat écrit (deadline légale) — art. 330b CO : dernier délai dans le mois suivant le début du contrat
Dans les 30 jours suivant l’entrée
5
Premier bulletin de salaire — contrôle systématique des taux

Le premier bulletin de salaire est un document légal. Toute erreur de taux doit être corrigée immédiatement — une erreur systématique sur 12 mois génère une régularisation coûteuse.

  • Part employé AVS/AI/APG/AC — à déduire du salaire brut selon les taux applicables et le plafond AC éventuel ; les paramètres doivent être vérifiés dans le logiciel de paie
  • Part employeur AVS/AI/APG/AC — à verser en sus par l’employeur selon les mêmes bases de calcul lorsque les règles le prévoient ; ne pas mélanger cette part avec la déduction salariale
  • Déduction LPP (part employé) — selon les taux de votre caisse de prévoyance et la tranche d’âge de l’employé. Vérifier la cotisation minimale légale et la cotisation effective prévue par le règlement
  • Déduction AANP — si applicable (≥ 8h/semaine) : taux de prime selon votre police, à déduire intégralement sur le salaire de l’employé
  • Impôt à la source — barème correspondant à la situation exacte de l’employé (code barème, taux applicable selon la commune de travail vaudoise)
  • Allocations familiales — à ajouter si droits confirmés : CHF 315/mois par enfant à Vaud (2026), montant à vérifier selon la caisse
✓ Vérification avant l’envoi du bulletin
Délais légaux 2026

Tableau des délais obligatoires —
entrée d’un nouvel employé

Chaque démarche est associée à un délai légal précis. Une colonne indique la conséquence directe d’un retard — à afficher dans votre espace RH.

Démarche obligatoire Délai légal Base légale Conséquence du retard Statut
Cotisations AVS / AI / APG / AC Dès le premier salaire LAVS / LACI Régularisation nécessaire si les données ou cotisations sont incorrectes Dès l’entrée
Affiliation LPP Dès le début du rapport de travail LPP art. 10 al. 2 Institution supplétive prend le relais + frais de retard Avant J+0
Affiliation LAA (accidents professionnels) Avant le 1er jour de travail LAA art. 3 Responsabilité directe employeur en cas d’accident non couvert Avant J+0
Affiliation AANP Dès que ≥ 8h/semaine LAA art. 13 Même responsabilité directe que pour la LAA Avant J+0
Contrat de travail écrit Dans le mois suivant l’entrée en fonction CO art. 330b Risque prud’homal — conditions moins favorables présumées Dans 30j
Notice d’information LPD À organiser selon la procédure interne nLPD art. 19 Information insuffisante sur le traitement des données RH À cadrer
Demande allocations familiales Dès l’embauche si enfants à charge LAFam / LAVS Perte du droit rétroactif (délai de prescription 5 ans) Dans 30j
Procédure d’annonce LEI (UE/AELE) Dans les 8 jours suivant l’entrée en fonction LEI art. 6 Amende + impossibilité de régulariser a posteriori J+8 max
Permis de travail (hors UE/AELE) Avant le début du travail LEI / Ordonnance LEI Travail illégal — amendes pénales pour l’employeur Avant J+0
Certificat de salaire annuel Avant le 31 janvier N+1 Circulaire AFC Amende administrative · Retard déclaration fiscale employé Annuel

💡 Conseil Robuste : Pour chaque nouvelle entrée, ouvrir immédiatement une checklist horodatée avec les démarches effectuées et les confirmations reçues (accusés de réception AVS, certificats d’affiliation LPP, confirmation LAA). En cas de contrôle, cette traçabilité est indispensable pour démontrer la conformité dès le premier jour.

Documents & informations

Documents à collecter
auprès du nouvel employé

Cette liste couvre tous les documents nécessaires aux affiliations obligatoires, à la paie correcte et à la conformité RH. Demandez-les avant le premier jour.

✓
Pièce d’identité officielle Carte d’identité suisse ou passeport en cours de validité. Pour les ressortissants étrangers : passeport + permis de séjour (vérifier la date d’expiration). Base légale : LEI / vérification employeur obligatoire
✓
Numéro AVS (13 chiffres) Figurant notamment sur la carte d’assurance-maladie ou le certificat d’assurance AVS/AI. Si le numéro n’est pas disponible, il faut se renseigner auprès de la caisse de compensation compétente. À conserver pour la paie, les échanges avec les caisses et le certificat de salaire
✓
Coordonnées bancaires (IBAN) IBAN complet du compte en Suisse ou à l’étranger. Vérifier que le titulaire correspond bien à l’employé. Conserver la copie signée dans le dossier RH. Pour le virement mensuel du salaire net
✓
Certificat de sortie LPP (ex-employeur) Attestation de la prestation de libre passage. Doit être transmis à votre fondation de prévoyance dans les 30 jours. Si l’employé sort d’une première activité, demande à la Fondation institution supplétive. LPP art. 24 — transfert de la prestation de libre passage
✓
État civil & composition du ménage Célibataire, marié/e, partenariat enregistré, divorçé/e, veuf/ve. Nombre d’enfants à charge et leur canton de domicile (détermine la CAF compétente pour les allocations familiales). Pour les barèmes d’impôt à la source et allocations
✓
Adresse de domicile complète Rue, NPA, commune, canton. Détermine le canton fiscal pour l’impôt à la source (si applicable) et la caisse d’allocations familiales compétente. Obligatoire pour les déclarations aux autorités fiscales
✓
Permis de séjour (ressortissants étrangers) Copie recto-verso du permis en cours de validité : B (annuel), C (établissement), G (frontalier), L (séjour de courte durée). Le type de permis détermine les obligations d’annonce LEI. Vérification obligatoire avant l’engagement — art. 117 LEI
✓
Taux d’activité et horaire de travail Taux exact (ex. 80%), jours et heures de travail convenus. Détermine l’obligation AANP (≥ 8h/semaine), le calcul du salaire coordonné LPP et les droits aux vacances. Mention obligatoire dans le contrat CO art. 330b
✓
Ancien employeur & date de fin Nom et coordonnées de l’ancien employeur + date de fin de contrat. Utile pour coordonner le transfert LPP et éviter des doubles cotisations pendant une période de chevauchement. Coordination avec la caisse LPP précédente
✓
Diplômes & qualifications (si requis) Pour certaines professions réglementées (médecine, droit, construction) : vérification des titres et reconnaissances officielles. Non obligatoire légalement mais essentiel pour la protection de l’employeur. Recommandé pour tous les postes à responsabilité
✓
Coordonnées personne de contact d’urgence Nom, lien de parenté, numéro de téléphone d’une personne à contacter en cas d’urgence médicale ou d’accident. Requis par les assureurs LAA pour les déclarations d’accident. Recommandé — utile en cas d’accident du travail
✓
Formulaire 318.308 (impôt à la source) À remplir uniquement si l’employé est soumis à l’impôt à la source (ressortissant étranger sans permis C, ou résidant à l’étranger). Formulaire officiel AFC déterminant le code barème. Cantons concernés : Vaud, Genève, Neuchâtel, Fribourg
Taux officiels 2026

Taux de cotisations sociales à appliquer
sur le premier bulletin de salaire

Ces taux sont les taux légaux fédéraux en vigueur pour l’exercice 2026. Certaines cotisations (LPP, LAA, AANP) varient selon votre caisse et votre contrat d’assurance.

Cotisation Part employé Part employeur Total Remarque
AVS (retraite) 4,35 % 4,35 % 8,70 % Sur salaire brut — pas de plafond en Suisse
AI (invalidité) 0,70 % 0,70 % 1,40 % Inclus dans la cotisation AVS globale
APG (maternité/paternité) 0,25 % 0,25 % 0,50 % Inclus dans la cotisation AVS globale
AC (assurance chômage) 1,10 % 1,10 % 2,20 % Plafonné à CHF 148’200 de salaire/an (2026)
AC solidarité 0,50 % 0,50 % 1,00 % Sur la part > CHF 148’200/an uniquement
Total AVS/AI/APG/AC 6,40 % 6,40 % 12,80 % Taux globaux 2026 — à vérifier chaque janvier
LPP (prévoyance pro) Variable ≥ part employé Variable Selon âge et règlement de caisse — employeur ≥ 50% du total
LAA (accidents pro) — 100 % Variable Prime selon secteur d’activité — à charge exclusive de l’employeur
AANP (accidents non-pro) 100 % — Variable Déduit du salaire employé — obligatoire ≥ 8h/semaine
Allocations familiales — Variable ~1,5–2,5 % Taux cantonal — Vaud : environ 1,8% du salaire brut plafonné
Impôt à la source Variable — Variable Selon code barème — uniquement si soumis (pas de permis C)
Exemple de décomposition — salaire brut CHF 5’500/mois
Déductions sur salaire (part employé)
AVS/AI/APG/AC (6,4%)− CHF 352
LPP part employé (ex. 4%)− CHF 220
AANP (ex. 1,3%)− CHF 72
Salaire net approximatif≈ CHF 4’856
Charges patronales (en sus, à la charge de l’employeur)
AVS/AI/APG/AC (6,4%)+ CHF 352
LPP part patronale (≥ 4%)+ CHF 220
LAA + allocations (~3,3%)+ CHF 182
Coût total employeur≈ CHF 6’254
Pièges à éviter

6 erreurs fréquentes lors de l’entrée d’un employé —
et leurs conséquences réelles

Ces erreurs reviennent systématiquement lors de nos contrôles RH dans les PME. Elles sont toutes évitables avec une checklist rigoureuse.

01

Données AVS incomplètes au premier salaire

La PME démarre la paie sans numéro AVS fiable, sans contrôle du salaire déterminant ou avec un mauvais paramétrage des cotisations. Résultat : des corrections et régularisations deviennent nécessaires plus tard.

Régularisations de paie et de cotisations
02

Absence d’affiliation LAA dès le premier jour

Un accident survient le deuxième jour de travail. L’employé n’a pas encore été annoncé à l’assureur LAA. L’employeur est personnellement responsable de l’intégralité des frais médicaux et d’incapacité — sans plafond.

Responsabilité employeur directe
03

Taux LPP calculé sur le mauvais salaire coordonné

Le salaire coordonné LPP se calcule en déduisant la déduction de coordination (CHF 26’460 en 2026) du salaire annuel brut. Utiliser le salaire brut brut génère une sur-cotisation — ou pire, une sous-cotisation si on déduit un montant erroné.

Régularisation rétroactive
04

Impôt à la source au mauvais code barème

Un collaborateur soumis à l’impôt à la source doit être paramétré avec le barème correspondant à sa situation réelle : état civil, enfants, activité du conjoint, permis, canton et éventuel statut frontalier. Une mauvaise hypothèse peut créer une régularisation importante en fin d’année.

Redressement fiscal employé
05

Oubli de la procédure d’annonce pour ressortissant UE/AELE

Pour un contrat de moins de 90 jours, l’annonce en ligne sur le portail fédéral est obligatoire dans les 8 jours. Un oubli transforme un emploi légal en situation irrégulière — avec amendes et impossibilité de régularisation a posteriori.

Amende + emploi irrégulier
06

Contrat verbal sans confirmation écrite dans le mois

En cas de litige prud’homal sur les conditions d’emploi (salaire, délai de congé, vacances), l’absence de contrat écrit dans le mois (CO art. 330b) peut jouer en défaveur de l’employeur — les conditions les plus favorables pour l’employé étant présumées.

Risque prud’homal élevé
Cas particuliers & situations spéciales

Employés étrangers, frontaliers
et situations hors standard

La Suisse romande concentre une forte proportion de travailleurs frontaliers et de résidents étrangers. Chaque statut génère des obligations spécifiques, souvent méconnues des PME.

Permis B
Résident annuel UE/AELE
Permis de séjour annuel renouvelable. L’employé est domicilié en Suisse — cotisations sociales normales. Vérifier la date d’expiration et anticiper le renouvellement (SPOP 3 mois avant).
✓ Soumis à l’impôt à la source sauf si obtention permis C ultérieure
Permis C
Autorisation d’établissement
Permis permanent. L’employé est assujetti à l’impôt ordinaire (déclaration fiscale annuelle) — plus d’impôt à la source. Vérifier la carte en début d’emploi pour mettre à jour le traitement salarial.
✓ Pas d’impôt à la source — déclaration fiscale ordinaire
Permis G
Travailleur frontalier
Résident en France/Italie/Allemagne, travaillant en Suisse. La retenue à la source, les attestations et le traitement franco-suisse dépendent du statut, du lieu de résidence, du lieu d’activité, des règles applicables et des échanges de données. Ce point doit être vérifié dossier par dossier.
✓ Statut fiscal et social à vérifier avant le premier salaire
Permis L
Séjour de courte durée
Contrat de moins de 12 mois. Procédure d’annonce en ligne obligatoire dans les 8 jours via le portail fédéral (aucun permis physique n’est délivré). À renouveler si le contrat est prolongé.
✓ Procédure d’annonce en ligne — portail SEM/SuisseMig
Hors UE/AELE
Ressortissants États tiers
Permis de travail à obtenir AVANT l’entrée en fonction via le SPOP à Lausanne. Soumis aux contingents annuels fédéraux. Délai de traitement : 4 à 12 semaines selon le cas. L’employeur ne peut pas « régulariser » après le début du travail.
✓ Déposer la demande au SPOP au moins 3 mois à l’avance
Apprenti / Stage
Mineurs & stagiaires
Un apprenti ou stagiaire rémunéré est un employé à part entière pour les cotisations sociales (AVS dès 17 ans révolus, LPP dès 18 ans et selon salaire). Le contrat d’apprentissage doit être visé par le canton (DFJC à Vaud).
✓ AVS dès 17 ans révolus · LPP dès 18 ans si salaire > seuil

⚡ Attention — frontaliers vaudois : La convention fiscale franco-suisse prévoit que les frontaliers résidant dans les zones frontalières définies (départements 01, 25, 39, 74, 67-68 pour l’Alsace) restent imposés en France. Vous ne prélevez pas d’impôt à la source sur leur salaire — mais vous devez tenir une comptabilité distincte et remettre une attestation annuelle de salaire à transmettre aux autorités françaises. Un manquement expose la PME à une double imposition pour l’employé.

Questions fréquentes

Entrée employé PME —
les questions les plus posées

Quelles données AVS préparer à l’entrée d’un employé ?
L’employeur doit disposer des données nécessaires au traitement salarial : identité, numéro AVS, date d’entrée et salaire déterminant. Les cotisations AVS/AI/APG et AC sont retenues et décomptées dans le cadre de la paie ; les modalités pratiques de transmission dépendent de la caisse de compensation et du système utilisé. Pour une PME vaudoise, il faut vérifier la procédure applicable auprès de sa caisse de compensation.
→ Voir le tableau des démarches
Un contrat de travail écrit est-il obligatoire en Suisse ?
En droit suisse (CO art. 320), le contrat de travail n’est pas obligatoirement écrit — il peut être verbal ou tacite. Toutefois, l’employeur doit remettre par écrit les informations essentielles dans le mois suivant le début des rapports de travail (CO art. 330b) : salaire, horaires, poste, délai de congé, durée si déterminée. En pratique, un contrat écrit signé est vivement recommandé pour protéger les deux parties en cas de litige. Les Tribunaux des prud’hommes présument souvent les conditions les plus favorables pour l’employé en l’absence de contrat écrit.
→ Étape 3 — remise du contrat
À partir de quel salaire l’employé doit-il être affilié au LPP ?
En 2026, le seuil d’entrée LPP (salaire annuel brut déclenchant l’obligation d’affiliation) est fixé à CHF 22’680. Tout employé dont le salaire atteint au moins ce seuil doit être affilié à la caisse de prévoyance de l’entreprise. Si votre PME n’a pas encore de caisse LPP, elle doit s’affilier à l’institution supplétive LPP ou choisir une fondation collective. L’affiliation doit être effective dès le premier jour de travail. À noter : les employés travaillant pour plusieurs employeurs peuvent atteindre ce seuil en cumulant leurs salaires — ils doivent en informer chaque employeur.
→ Tableau des taux de cotisation 2026
Quelles démarches pour embaucher un ressortissant étranger dans une PME vaudoise ?
Pour un ressortissant UE/AELE, l’employeur doit effectuer une procédure d’annonce en ligne (contrat < 90 jours) ou accompagner l’employé dans la demande de permis B ou L auprès du SPOP. Pour un ressortissant hors UE/AELE (États tiers), un permis de travail doit être obtenu avant le début de l’activité via le SPOP à Lausanne — délai de traitement 4 à 12 semaines selon la situation. En Suisse romande, les quotas annuels de permis pour États tiers sont limités. Une demande déposée trop tard ne peut pas être « rattrapée » une fois que l’employé a commencé à travailler.
→ Tableau des cas par type de permis
Quelle est la différence entre LAA et AANP pour une PME ?
La LAA (assurance accidents professionnels) couvre les accidents survenant au travail et sur le trajet domicile-travail. Elle est obligatoire pour tous les employés et 100% à charge de l’employeur. L’AANP (accidents non professionnels) couvre les accidents survenant en dehors du travail (sport, loisirs, vacances). Elle est obligatoire pour les employés travaillant au moins 8 heures par semaine chez le même employeur, et est à charge de l’employé (prélevée sur le salaire). L’employeur doit affilier ses collaborateurs à un assureur LAA agréé (SUVA ou assureur désigné selon le secteur). Un oubli expose l’employeur à une responsabilité directe et illimitée en cas d’accident.
→ Étape 2 — affiliations obligatoires
Que se passe-t-il si un employé ne fournit pas son certificat de sortie LPP ?
Le certificat de sortie LPP (attestation de la prestation de libre passage) doit être fourni par l’employé dans les 30 jours suivant son entrée. S’il ne le fait pas, la responsabilité du transfert appartient à l’ancienne caisse de prévoyance, qui est légalement tenue de transférer les avoirs à la nouvelle caisse ou à la Fondation institution supplétive (si aucune nouvelle caisse n’est indiquée). En pratique, relancez l’employé et demandez lui de contacter directement son ancienne caisse. La prestation de libre passage ne doit en aucun cas être versée en espèces à l’employé — sauf exceptions légales strictes (début d’activité indépendante, départ définitif de Suisse).
→ Liste complète des documents à collecter
Quand remettre le premier certificat de salaire à un nouvel employé ?
Le certificat de salaire annuel doit être remis avant fin janvier de l’année suivante (avant le 31 janvier N+1 pour l’exercice N). Il doit suivre le formulaire officiel de la Conférence fiscale suisse et mentionner toutes les rémunérations, avantages en nature et participations de l’employeur aux assurances. Les modalités de transmission aux autorités fiscales dépendent du canton et du système utilisé. Pour un employé ayant travaillé moins d’un an, le certificat couvre la période réelle d’emploi — même si elle ne dure que quelques semaines.
→ Nous confier la gestion des certificats de salaire
Entrée d’un collaborateur

Passer de la checklist à la mise en œuvre

Cette checklist recense les obligations. Pour cadrer une entrée réelle — documents, annonces, assurances, premier salaire et données RH — utilisez la page de service Entrées & sorties.

  • Réponse sous 24h ouvrables
  • Échange confidentiel
  • Vaud · Genève · Valais
Voir le service Entrées & sorties

Ce guide n’est pas adapté si vous cherchez autre chose que l’entrée d’un collaborateur

Cette page traite l’onboarding employeur : documents, AVS, LPP, LAA, données RH et premier salaire. Si votre besoin dépasse l’entrée d’un collaborateur, voici les pages adaptées à chaque situation.

Services complémentaires

Pour aller plus loin dans la gestion employeur

Une entrée d’employé est rarement isolée : elle touche la paie, les assurances sociales, l’impôt à la source, les certificats annuels et parfois la rémunération du dirigeant.

Gestion salaires & RH PME

Vue d’ensemble pour structurer le cycle employeur : salaires, obligations sociales, documents RH, échéances et risques de conformité.

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