Checklist entrée employé PME —
toutes les obligations
dès le J+0
Un nouvel employé, c’est une série d’obligations légales à enclencher avant même le premier jour de travail. Annonce AVS, affiliation LPP, contrat, LAA, permis de séjour — chaque étape manquée expose votre PME à des intérêts moratoires, à des responsabilités en cas d’accident et à des litiges prud’homaux. Cette checklist couvre toutes les démarches obligatoires, dans l’ordre, avec les délais légaux 2026.
Délais légaux mis à jour · Taux de cotisation 2026
📋 Plan du guide checklist employé PME
- 01Pourquoi une checklist d’entrée est indispensable
- 02Checklist complète — 5 étapes chronologiques
- 03Tableau des délais légaux 2026
- 04Documents à collecter auprès du nouvel employé
- 05Taux de cotisations sociales à appliquer
- 066 erreurs fréquentes qui coûtent cher aux PME
- 07Cas particuliers — employés étrangers & situations spéciales
- 08Questions fréquentes (FAQ)
Pourquoi une checklist d’entrée employé
est indispensable pour une PME
En Suisse, embaucher un collaborateur déclenche une série d’obligations légales simultanées. L’erreur la plus fréquente : croire qu’il suffit de signer un contrat et de verser un salaire.
Le droit suisse du travail est construit autour d’un principe simple mais exigeant : l’employeur est responsable dès le premier instant du rapport de travail. Cela signifie qu’un collaborateur qui commence à travailler le lundi matin doit avoir été annoncé à la caisse AVS, affilié à la caisse LPP et couvert par la LAA avant ce premier jour. Pas après.
Dans les PME, ces démarches sont souvent retardées par manque d’information ou par surcharge administrative. Le résultat : des intérêts moratoires sur les cotisations AVS, une responsabilité directe de l’employeur en cas d’accident de travail avant l’affiliation LAA, et des risques prud’homaux si le contrat n’est pas remis dans les délais CO.
⚠️ Coût réel d’un oubli d’affiliation AVS : Un employé avec un salaire de CHF 5’000/mois, non annoncé pendant 3 mois, génère CHF 960 de cotisations dues + intérêts moratoires à 5%/an. En cas de contrôle AVS, l’ensemble des arriérés est exigible immédiatement, avec intérêts composés rétroactifs.
La bonne nouvelle : toutes ces obligations suivent un ordre logique et chronologique. Avec une checklist structurée, une PME de 5 à 50 collaborateurs peut gérer chaque entrée en moins de 2 heures d’administration — à condition de ne rien oublier.
✅ Ce que couvre ce guide : Chaque point de la checklist est lié à une obligation légale précise, avec la base légale (CO, LAVS, LPP, LAA), le délai et la conséquence en cas de manquement. Robuste gère ces démarches pour l’ensemble de ses mandats paie PME.
Checklist entrée employé PME —
5 étapes dans l’ordre
Chaque étape correspond à un groupe d’obligations légales. Respectez l’ordre chronologique : certaines démarches (LAA, AVS) doivent précéder le premier jour de travail.
Avant même de signer le contrat, collectez les informations nécessaires pour les démarches administratives. Un dossier incomplet retardera les affiliations obligatoires.
- Copie de la carte d’identité ou du passeport en cours de validité
- Permis de séjour (B, C, G, L) pour les ressortissants étrangers — vérifier la validité et le type
- Numéro AVS (13 chiffres) — demande à l’employé ou auprès de la CCVD si manquant
- Coordonnées bancaires complètes (IBAN) pour le virement du salaire
- Situation familiale : état civil, enfants à charge (pour allocations familiales et déductions LPP)
- Adresse de domicile complète — détermine la caisse AVS compétente et le canton fiscal
- Renseignements sur les assurances actuelles (LPP en cours, certificat de sortie de la caisse précédente)
Ces démarches doivent impérativement être effectuées avant le début des rapports de travail. Un jour de retard peut suffire à déclencher des sanctions.
- Annonce à la caisse AVS — pour une PME vaudoise, la caisse compétente peut notamment être la CCVD selon la situation. L’annonce doit être organisée avant le début effectif de l’activité, puis les cotisations AVS/AI/APG et AC doivent être paramétrées en distinguant clairement part employeur et part employé
- Affiliation LPP — si le salaire et le profil du collaborateur entrent dans le champ obligatoire : organiser l’affiliation auprès de votre fondation de prévoyance ou, selon le cas, de l’institution supplétive LPP dès le début des rapports de travail
- Affiliation LAA — assurance accidents professionnels : obligatoire dès le 1er jour, 100% à charge de l’employeur. Annoncer à votre assureur LAA (SUVA ou assureur désigné)
- AANP (accidents non professionnels) — obligatoire dès 8h/semaine de travail : à charge de l’employé (déductible sur salaire). Vérifier que votre police LAA couvre également l’AANP
- Procédure d’annonce LEI — pour ressortissants UE/AELE avec contrat < 90 jours ou permis L : annonce en ligne sur le portail fédéral dans les 8 jours
Le premier jour de travail marque le début officiel du contrat. C’est aussi le moment de remettre les documents contractuels et de collecter les dernières informations manquantes.
- Contrat de travail signé — si pas encore remis avant : CO art. 330b impose la remise dans le mois. Mieux vaut le signer le premier jour au plus tard
- Règlement d’entreprise — si votre PME en dispose : faire signer l’accusé de réception. Valeur juridique en cas de litige sur les directives internes
- Formulaire de données personnelles interne — confirmation des coordonnées bancaires, situation familiale, coordonnées d’urgence
- Notice d’information LPD — informer le collaborateur du traitement de ses données personnelles conformément à la nLPD et aux procédures internes applicables
- Enregistrement dans le logiciel de paie — paramétrage de tous les taux de cotisation, tranches LPP, taux d’imposition à la source si applicable
Les 30 premiers jours permettent de finaliser les démarches secondaires et de vérifier que toutes les affiliations ont bien été confirmées par les caisses compétentes.
- Confirmation d’affiliation AVS — la caisse doit retourner un accusé de réception. En l’absence de confirmation après 10 jours, relancer la CCVD
- Certificat de sortie LPP de l’ancien employeur — à collecter et transmettre à votre fondation. Le montant de la prestation de libre passage détermine les droits acquis
- Demande d’allocations familiales — si l’employé a des enfants à charge : demande auprès de la CAF (Caisse d’allocations familiales) compétente selon le canton de domicile de l’enfant. À Vaud : CCVD
- Impôt à la source — si l’employé est soumis (résidant étranger sans permis C ou domicilié hors Suisse) : calculer et verser le barème correct selon la situation familiale et le canton de travail
- Remise du contrat écrit (deadline légale) — art. 330b CO : dernier délai dans le mois suivant le début du contrat
Le premier bulletin de salaire est un document légal. Toute erreur de taux doit être corrigée immédiatement — une erreur systématique sur 12 mois génère une régularisation coûteuse.
- Part employé AVS/AI/APG/AC — à déduire du salaire brut selon les taux applicables et le plafond AC éventuel ; les paramètres doivent être vérifiés dans le logiciel de paie
- Part employeur AVS/AI/APG/AC — à verser en sus par l’employeur selon les mêmes bases de calcul lorsque les règles le prévoient ; ne pas mélanger cette part avec la déduction salariale
- Déduction LPP (part employé) — selon les taux de votre caisse de prévoyance et la tranche d’âge de l’employé. Vérifier la cotisation minimale légale et la cotisation effective prévue par le règlement
- Déduction AANP — si applicable (≥ 8h/semaine) : taux de prime selon votre police, à déduire intégralement sur le salaire de l’employé
- Impôt à la source — barème correspondant à la situation exacte de l’employé (code barème, taux applicable selon la commune de travail vaudoise)
- Allocations familiales — à ajouter si droits confirmés : CHF 315/mois par enfant à Vaud (2026), montant à vérifier selon la caisse
Tableau des délais obligatoires —
entrée d’un nouvel employé
Chaque démarche est associée à un délai légal précis. Une colonne indique la conséquence directe d’un retard — à afficher dans votre espace RH.
| Démarche obligatoire | Délai légal | Base légale | Conséquence du retard | Statut |
|---|---|---|---|---|
| Annonce à la caisse AVS | Avant le 1er jour de travail | LAVS art. 14 | Intérêts moratoires 5%/an sur cotisations dues rétroactivement | Avant J+0 |
| Affiliation LPP | Dès le début du rapport de travail | LPP art. 10 al. 2 | Institution supplétive prend le relais + frais de retard | Avant J+0 |
| Affiliation LAA (accidents professionnels) | Avant le 1er jour de travail | LAA art. 3 | Responsabilité directe employeur en cas d’accident non couvert | Avant J+0 |
| Affiliation AANP | Dès que ≥ 8h/semaine | LAA art. 13 | Même responsabilité directe que pour la LAA | Avant J+0 |
| Contrat de travail écrit | Dans le mois suivant l’entrée en fonction | CO art. 330b | Risque prud’homal — conditions moins favorables présumées | Dans 30j |
| Notice d’information LPD | À organiser selon la procédure interne | nLPD art. 19 | Information insuffisante sur le traitement des données RH | À cadrer |
| Demande allocations familiales | Dès l’embauche si enfants à charge | LAFam / LAVS | Perte du droit rétroactif (délai de prescription 5 ans) | Dans 30j |
| Procédure d’annonce LEI (UE/AELE) | Dans les 8 jours suivant l’entrée en fonction | LEI art. 6 | Amende + impossibilité de régulariser a posteriori | J+8 max |
| Permis de travail (hors UE/AELE) | Avant le début du travail | LEI / Ordonnance LEI | Travail illégal — amendes pénales pour l’employeur | Avant J+0 |
| Certificat de salaire annuel | Avant le 31 janvier N+1 | Circulaire AFC | Amende administrative · Retard déclaration fiscale employé | Annuel |
💡 Conseil Robuste : Pour chaque nouvelle entrée, ouvrir immédiatement une checklist horodatée avec les démarches effectuées et les confirmations reçues (accusés de réception AVS, certificats d’affiliation LPP, confirmation LAA). En cas de contrôle, cette traçabilité est indispensable pour démontrer la conformité dès le premier jour.
Documents à collecter
auprès du nouvel employé
Cette liste couvre tous les documents nécessaires aux affiliations obligatoires, à la paie correcte et à la conformité RH. Demandez-les avant le premier jour.
Taux de cotisations sociales à appliquer
sur le premier bulletin de salaire
Ces taux sont les taux légaux fédéraux en vigueur pour l’exercice 2026. Certaines cotisations (LPP, LAA, AANP) varient selon votre caisse et votre contrat d’assurance.
| Cotisation | Part employé | Part employeur | Total | Remarque |
|---|---|---|---|---|
| AVS (retraite) | 4,35 % | 4,35 % | 8,70 % | Sur salaire brut — pas de plafond en Suisse |
| AI (invalidité) | 0,70 % | 0,70 % | 1,40 % | Inclus dans la cotisation AVS globale |
| APG (maternité/paternité) | 0,25 % | 0,25 % | 0,50 % | Inclus dans la cotisation AVS globale |
| AC (assurance chômage) | 1,10 % | 1,10 % | 2,20 % | Plafonné à CHF 148’200 de salaire/an (2026) |
| AC solidarité | 0,50 % | 0,50 % | 1,00 % | Sur la part > CHF 148’200/an uniquement |
| Total AVS/AI/APG/AC | 6,40 % | 6,40 % | 12,80 % | Taux globaux 2026 — à vérifier chaque janvier |
| LPP (prévoyance pro) | Variable | ≥ part employé | Variable | Selon âge et règlement de caisse — employeur ≥ 50% du total |
| LAA (accidents pro) | — | 100 % | Variable | Prime selon secteur d’activité — à charge exclusive de l’employeur |
| AANP (accidents non-pro) | 100 % | — | Variable | Déduit du salaire employé — obligatoire ≥ 8h/semaine |
| Allocations familiales | — | Variable | ~1,5–2,5 % | Taux cantonal — Vaud : environ 1,8% du salaire brut plafonné |
| Impôt à la source | Variable | — | Variable | Selon code barème — uniquement si soumis (pas de permis C) |
6 erreurs fréquentes lors de l’entrée d’un employé —
et leurs conséquences réelles
Ces erreurs reviennent systématiquement lors de nos contrôles RH dans les PME. Elles sont toutes évitables avec une checklist rigoureuse.
Annonce AVS effectuée après le premier jour
La PME attend le premier bulletin de salaire pour annoncer le collaborateur à la CCVD. Résultat : intérêts moratoires à 5%/an sur toutes les cotisations dues rétroactivement, découverts lors d’un contrôle AVS.
Intérêts moratoires 5%/anAbsence d’affiliation LAA dès le premier jour
Un accident survient le deuxième jour de travail. L’employé n’a pas encore été annoncé à l’assureur LAA. L’employeur est personnellement responsable de l’intégralité des frais médicaux et d’incapacité — sans plafond.
Responsabilité employeur directeTaux LPP calculé sur le mauvais salaire coordonné
Le salaire coordonné LPP se calcule en déduisant la déduction de coordination (CHF 26’460 en 2026) du salaire annuel brut. Utiliser le salaire brut brut génère une sur-cotisation — ou pire, une sous-cotisation si on déduit un montant erroné.
Régularisation rétroactiveImpôt à la source au mauvais code barème
Un collaborateur soumis à l’impôt à la source doit être paramétré avec le barème correspondant à sa situation réelle : état civil, enfants, activité du conjoint, permis, canton et éventuel statut frontalier. Une mauvaise hypothèse peut créer une régularisation importante en fin d’année.
Redressement fiscal employéOubli de la procédure d’annonce pour ressortissant UE/AELE
Pour un contrat de moins de 90 jours, l’annonce en ligne sur le portail fédéral est obligatoire dans les 8 jours. Un oubli transforme un emploi légal en situation irrégulière — avec amendes et impossibilité de régularisation a posteriori.
Amende + emploi irrégulierContrat verbal sans confirmation écrite dans le mois
En cas de litige prud’homal sur les conditions d’emploi (salaire, délai de congé, vacances), l’absence de contrat écrit dans le mois (CO art. 330b) peut jouer en défaveur de l’employeur — les conditions les plus favorables pour l’employé étant présumées.
Risque prud’homal élevéEmployés étrangers, frontaliers
et situations hors standard
La Suisse romande concentre une forte proportion de travailleurs frontaliers et de résidents étrangers. Chaque statut génère des obligations spécifiques, souvent méconnues des PME.
⚡ Attention — frontaliers vaudois : La convention fiscale franco-suisse prévoit que les frontaliers résidant dans les zones frontalières définies (départements 01, 25, 39, 74, 67-68 pour l’Alsace) restent imposés en France. Vous ne prélevez pas d’impôt à la source sur leur salaire — mais vous devez tenir une comptabilité distincte et remettre une attestation annuelle de salaire à transmettre aux autorités françaises. Un manquement expose la PME à une double imposition pour l’employé.
Entrée employé PME —
les questions les plus posées
Quand faut-il annoncer un nouvel employé à la caisse AVS ?
Un contrat de travail écrit est-il obligatoire en Suisse ?
À partir de quel salaire l’employé doit-il être affilié au LPP ?
Quelles démarches pour embaucher un ressortissant étranger dans une PME vaudoise ?
Quelle est la différence entre LAA et AANP pour une PME ?
Que se passe-t-il si un employé ne fournit pas son certificat de sortie LPP ?
Quand remettre le premier certificat de salaire à un nouvel employé ?
Vous embauchez bientôt —
ne ratez aucune obligation légale
Chaque nouvelle entrée déclenche une chaîne d’obligations simultanées. Nos spécialistes RH et paie gèrent l’ensemble du processus pour vous : annonce AVS, affiliation LPP, contrat de travail conforme, premier bulletin de salaire complet. Démarches cadrées, responsabilités clarifiées et données de paie vérifiées.
Checklist + consultation RH gratuite
30 min · Sans engagement · Réponse sous 24h
Ce guide n’est pas adapté si vous cherchez autre chose que l’entrée d’un collaborateur
Cette page traite l’onboarding employeur : documents, AVS, LPP, LAA, données RH et premier salaire. Pour éviter la cannibalisation entre les pages du cluster Salaires & RH, voici les bons chemins selon votre besoin réel.
- Vous voulez déléguer toute la paie mensuelle → externalisation paie PME
- Vous devez gérer les affiliations sociales → déclarations AVS, LPP et AC
- Vous voulez estimer le coût réel d’un salarié → calculateur charges sociales PME
Pour aller plus loin dans la gestion employeur
Une entrée d’employé est rarement isolée : elle touche la paie, les assurances sociales, l’impôt à la source, les certificats annuels et parfois la rémunération du dirigeant.
Gestion salaires & RH PME
Page pilier pour structurer le cycle employeur : salaires, obligations sociales, documents RH, échéances et risques de conformité.
Voir le hub Salaires & RH →Déclarations AVS / LPP / AC
Affiliations, cotisations sociales, caisses, prévoyance professionnelle et contrôles des paramètres sociaux.
Sécuriser les déclarations sociales →Certificats de salaire PME
Certificats annuels, avantages en nature, frais, cohérence avec la paie et préparation de fin d’année.
Préparer les certificats annuels →Un employé qui arrive =
des démarches qui ne peuvent pas attendre
L’annonce AVS, la couverture LAA, l’analyse LPP et le paramétrage du premier salaire doivent être cadrés avant le démarrage effectif. Nos spécialistes vous aident à organiser les démarches, vérifier les données et limiter les risques de régularisation. Premier entretien de 30 min offert.